На каких документах необходимо проставлять гербовую печать? Надо ли ее проставлять на всех исходящих письмах организации?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь установлены печати трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать для заверения копий документов. Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь предусмотрено проставление печати организации в качестве дополнительного удостоверяющего реквизита только на определенных категориях документов. Отметим, что исчерпывающий перечень таких документов нормативными правовыми актами не установлен.

Одним из нормативных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, является Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция). Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей (подп. 2.3.13 Примерной инструкции). Проставление печати необходимо на личных справках, т.е. справках, выдаваемых физическим лицам для представления в другие организации (о месте работы и занимаемой должности, о размере заработной платы и т.п.) (подп. 2.4.5 Примерной инструкции).

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 (далее – постановление № 100). В него включены:
свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
паспорта и другие документы, удостоверяющие личность;
трудовые книжки;
документы об образовании;
уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
договоры;
доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово­хозяйственных операций;
акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
командировочные удостоверения;
иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Гербовая печать ставится на документах, на которых оттиск печати предусмотрен законодательством Республики Беларусь, а также на других документах с учетом важности их содержания (п. 9 Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с последующими изменениями и дополнениями).

Печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе» (п. 18 и 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями).

Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации. Соответствующий порядок определен в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.

В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004) подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей. СТБ 6.38-2004 также установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.
Печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (ксерокса) для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и простой печатью (например, структурного подразделения или для заверения копий документов) (п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172; в редакции постановления Совета Министров от 13 января 2007 г. № 38).

Перечисленные выше нормативные акты, определяющие перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий. Кроме того, постановлением № 100 министерствам и иным государ­ственным органам, в том числе местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов.

Несмотря на то что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним. Например, в ряде случаев организации заверяют печатью информационные письма, письма-запросы и письма-ответы, первые экземпляры приказов и т.д.
Из исходящих документов проставление печати необходимо на гарантийных письмах (связанных с расходованием денежных ценностей), личных справках при выдаче их на руки гражданам или направлении в другие организации (удостоверяют права, свободы и обязанности физических лиц), ксерокопиях приказов (распоряжений), изданных на гербовых бланках, при передаче их в подведомственные организации, и т.п.

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук



Календарь

Август 2008
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Июль   Сен »
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

 

Реклама

Последние новости

Новости партнеров

Реклама

           



Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100